در راستای تحول دیجیتال و بهبود فرآیندهای ثبت مالی، سامانه e-Defter (دفتر الکترونیکی) برای کسب‌وکارها مزایایی همچون سرعت، امنیت و صرفه‌جویی در هزینه فراهم می‌کند. این سیستم با هدف تضمین همخوانی با قوانین مالیاتی و تسهیل فرآیندهای حسابرسی توسعه یافته و برای مؤدیانی که شرایط خاصی دارند، اجباری شده است.
در ادامه بررسی می‌کنیم چه کسانی باید از e-Defter استفاده کنند، شرایط و نحوه درخواست آن چگونه است.
e-Defter چیست؟
تعریف e-Defter و نقش آن در فرآیندهای مالیاتی دیجیتال
e-Defter به سیستمی اطلاق می‌شود که امکان تهیه دفاتر قانونی (دفتر روزنامه و دفتر کل) را به صورت الکترونیکی، طبق مقررات قانون مالیات‌های مستقیم (VUK) و قانون تجارت ترکیه، فراهم می‌آورد.
این سامانه موجب ثبات، یکپارچگی و اصالت داده‌ها در دفاتر مالی می‌شود.
با بهره‌گیری از فناوری‌های دیجیتال در این بستر:
- ثبت درآمد و هزینه‌ها شفاف و کنترل‌پذیر می‌شود.
- از دستکاری‌های مالی مانند پنهان‌سازی درآمد یا افزایش غیرواقعی هزینه جلوگیری می‌گردد.
- مدیریت مالی و تحلیل هزینه‌های شرکت‌ها ساده‌تر خواهد بود.
چگونه می‌توان برای e-Defter اقدام کرد؟
مراحل ثبت‌نام در e-Defter
مؤدیان مالیاتی می‌توانند از طریق وب‌سایت رسمی edefter.gov.tr درخواست خود را ثبت کنند.
شرایط درخواست:
- اشخاص حقیقی: از طریق گواهی الکترونیکی معتبر (NES) یا مهر مالی.
- اشخاص حقوقی: با استفاده از مهر مالی، فرم درخواست e-Defter، کد کاربری و رمز سامانه مالیاتی دیجیتال.
مراحل درخواست از طریق اداره مالیات (GİB)
برای اقدام از مسیر سازمان مالیات ترکیه (Gelir İdaresi Başkanlığı) این مراحل طی می‌شود:
- مراجعه به بخش e-İşlemler در صفحه اصلی وب‌سایت GİB.
- ورود به بخش e-Defter Başvuru.
- انتخاب فرم متناسب با نوع مؤدی:
- اشخاص حقیقی
- اشخاص حقوقی
- نهادهای دولتی
- مشارکت‌های فاقد شخصیت حقوقی
- تکمیل و ثبت فرم درخواست.
نحوه استفاده از مهر مالی و امضای الکترونیکی
پس از تکمیل فرم:
- وارد صفحه کارت‌خوان شوید.
- درایور مهر مالی یا گواهی الکترونیکی را نصب و اطلاعات را وارد کنید.
- از طریق صفحه تأیید، گواهی را بارگذاری کرده و امضا را ثبت کنید.
- در صورت دریافت پیام «İşlem Başarılı»، فرآیند تکمیل می‌شود.
چه کسانی ملزم به استفاده از e-Defter هستند؟
از ۱ ژانویه ۲۰۲۵ مطابق دستورالعمل جدید، استفاده از e-Defter برای گروه‌های زیر الزامی است:
- مؤدیانی که مشمول استفاده از فاکتور الکترونیکی شده‌اند.
- شرکت‌هایی که تحت حسابرسی مستقل قرار دارند.
- مؤدیانی که بر اساس روش حسابداری ترازنامه‌ای دفتر نگهداری می‌کنند یا تمایل به آن دارند.
الزام برای شرکت‌های بزرگ و مشمول حسابرسی مستقل
طبق ماده ۳۹۷ قانون تجارت ترکیه شرکت‌های تحت حسابرسی مستقل، ملزم به نگهداری e-Defter هستند. اسامی این شرکت‌ها توسط رئیس‌جمهور مشخص می‌شود و الزامات، مطابق بخشنامه‌های دوره‌ای به‌روزرسانی می‌گردد.
الزام بر اساس میزان درآمد سالانه
برای سال ۲۰۲۴ و پس از آن، مؤدیانی که در سال‌های ۲۰۲۲ و ۲۰۲۳ گردش مالی بیش از ۳ میلیون لیر داشته‌اند، باید به e-Defter منتقل شوند.
الزام برای برخی صنایع و مشاغل
این اجبار به میزان گردش مالی و نوع فعالیت بستگی دارد. به‌عنوان مثال:
- مؤدیانی که در خرید، فروش یا اجاره املاک و وسایل نقلیه موتوری فعالیت می‌کنند، در صورت تحقق درآمد ۵۰۰ هزار لیر در سال ۲۰۲۳ باید به سیستم e-Defter بپیوندند.
الزام برای صاحبان مشاغل آزاد و استفاده‌کنندگان e-Serbest Meslek Makbuzu
مشاغل آزاد موظف‌اند برای کلیه دریافت‌های مالی خود رسید خدمات آزاد (Serbest Meslek Makbuzu) صادر کنند و بر اساس قانون VUK، این رسید باید در قالب سند الکترونیکی تهیه، نگهداری و ارائه شود.
شرایط و الزامات e-Defter
در صورت بروز مشکل در سامانه و عدم امکان بارگذاری در مهلت مقرر:
- علاوه بر مهر مالی، باید مهر زمان (Time Stamp) نیز اضافه گردد.
سایر شرایط:
دریافت گواهی مهر مالی
برای امضای دفاتر و بارگذاری برات‌های مربوطه، در مرحله ثبت‌نام دریافت مهر مالی الزامی است. این گواهی از TÜBİTAK-BİLGEM و مرکز گواهی دولتی (KamuSM) قابل تهیه است.
نگهداری کلیه اطلاعات در محیط الکترونیکی
طبق بخشنامه شماره ۳ دفتر الکترونیکی، نسخه دوم فایل‌های e-Defter و برات‌ها باید از تاریخ ۰۱.۰۱.۲۰۲۰ به مدت ۱۰ سال به‌صورت امن نگهداری شود. این ذخیره‌سازی می‌تواند در سیستم‌های مرکز فناوری اطلاعات سازمان مالیات یا مراکز مورد تایید آن انجام شود.
الزام ارسال و نگهداری در بازه‌های زمانی قانونی
پس از تهیه و امضای e-Defter، بارگذاری برات‌ها باید تا پایان روز پانزدهم ماه بعد انجام شود.
نحوه اعلام e-Defter
از طریق پورتال e-Defter
مؤدی پس از ورود به سامانه، دفتر خود را طبق قالب تعیین‌شده تهیه و در پورتال اداره مالیات (GİB) بارگذاری می‌کند.
با دریافت تأییدیه، اظهارنامه رسمی e-Defter ثبت می‌شود.
از طریق سامانه اظهارنامه الکترونیکی
سیستم اظهارنامه و e-Defter دو سامانه مجزا اما مرتبط هستند. مؤدی ابتدا وارد سامانه اظهارنامه می‌شود و اظهارنامه مالیاتی خود را تنظیم و ارسال می‌کند. این روش موجب صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا می‌شود.
از طریق پورتال GİB
از منوی دسترسی سریع وب‌سایت GİB وارد بخش defterbeyan.gov.tr شده و کلیه مراحل از ثبت‌نام تا بارگذاری e-Defter را انجام می‌دهید.
مهلت‌های ارسال و جریمه‌ها
مهلت‌های ارسال بسته به نوع مؤدی متفاوت است:
- مؤدیان مالیات بر درآمد:
تا دهمین روز چهارمین ماه پس از پایان دوره مالی.
در خصوص ماه آخر سال مالی، تا دهمین روز ماه بعد از ارسال اظهارنامه سالانه. - سایر مؤدیان (شرکت‌ها و حقوقی‌ها):
تا چهاردهمین روز ماه بعد از ارسال اظهارنامه مالیاتی سالانه.
عدم انجام به‌موقع موجب جریمه تخلف ویژه طبق قانون مالیات‌های مستقیم خواهد شد.
تعرفه‌های به‌روز e-Defter
هزینه e-Defter بر اساس موارد زیر متغیر است:
- نوع مؤدی (حقیقی یا حقوقی)
- حجم دفاتر
- تعداد پرسنل
- نرخ‌های اعلامی سازمان مالیات
هزینه گواهی مهر مالی و گواهینامه الکترونیکی
برای اشخاص حقیقی و حقوقی متفاوت بوده و گواهی‌ها معمولاً ۳ ساله صادر می‌شوند.
نرخ‌های تعیین شده از سوی GİB
طبق بخشنامه‌های منتشره، تعرفه‌ها بسته به گروه شرکت، حجم دفاتر و وضعیت نیروی انسانی تغییر می‌کند.
توجه:
اطلاعات این محتوا بر اساس تاریخ انتشار تنظیم شده و توصیه‌های آن مشمول مشاوره سرمایه‌گذاری شخصی نمی‌شود.
